電話応対が上手くなる3つのコツ

ビジネスの電話応対が苦手——という人は少なくありません。でも、コツを押さえれば誰でも上達します。準備とメモ・明るくはっきり・復唱で確認の3つで、相手に好印象を与え、伝え漏れも防げます。

コツ① メモとペンを手元に準備する

電話は、いつかかってくるか分かりません。常にメモとペンを手元に置いておくと、あわてず落ち着いて対応できます。

「誰から・誰へ・何を・いつ」など、5W1Hを意識して書き取ると、伝言の抜け漏れが防げます。

取り次ぎ先の一覧や、よく使う言い回しをまとめておくと、さらに安心です。

コツ② 第一声は明るく、はっきりと

声だけが頼りの電話では、第一印象は声で決まります。普段より明るく、はっきり、ややゆっくり話すと、感じよく伝わります。

口角を少し上げて話すと、自然と声も明るくなります。表情は声に出るものです。

会社名や自分の名前は、相手が聞き取りやすいよう、特に丁寧に名乗りましょう。

コツ③ 要点は復唱して確認する

聞き間違いを防ぐため、日時・数字・名前・伝言の内容は必ず復唱します。

「○日の14時、××の件で承りました」と繰り返すだけで、ミスがぐっと減り、相手も安心します。

相手の名前や用件が聞き取れなかったときは、あいまいにせず、丁寧に聞き直しましょう。

まとめ

• コツ① メモとペンを準備
• コツ② 明るくはっきり話す
• コツ③ 要点は復唱して確認