会議をムダにしない進め方の3つのコツ

長いだけで何も決まらない会議は、参加者全員の時間を奪います。会議は、進め方しだいで短く実りあるものに変えられます。鍵になるのはゴール設定・時間管理・決定の記録の3つ。司会でなくても意識できるコツです。

コツ① ゴールとアジェンダを先に決める

会議で最初に共有すべきは「この会議が終わったとき、何が決まっていればよいか」というゴールです。これが曖昧だと、話し合いは延々と続きます。

あわせて、議題（アジェンダ）と各議題の所要時間を事前に配っておくと、参加者も準備でき、議論がスムーズに進みます。

「とりあえず集まる」目的のない会議は、思い切ってメールやチャットで代替できないか検討しましょう。

コツ② 時間を区切って進める

議題ごとに「この件は10分」などと時間を区切ると、議論が間延びせず締まります。タイマーを見える場所に置くのも有効です。

話が脱線したり、その場で結論が出なそうな議題は、いったん「持ち帰り」として別途検討にまわします。

終了時刻を必ず守る前提で進めると、一人ひとりの発言も自然と簡潔になります。

コツ③ 決定事項とToDoを残す

会議の最後に、決まったこと・誰が・いつまでに行うかを口頭で確認し、文字で記録します。これがいわゆる議事録の核心です。

この“決定とToDo”が残っていないと、後日「あれはどうなった？」と、また同じ議論を一からやり直すことになります。

記録はその場で画面共有しながら書き、終了時に全員で確認すると、認識のズレを防げます。

まとめ

• コツ① ゴールとアジェンダを共有
• コツ② 時間を区切る
• コツ③ 決定とToDoを残す